REUNIÓN DEL EUROPEAN REGIONAL SCIENCE ASSOCIATION COUNCIL (ERSAC)

Lodz, viernes 28 de agosto de 2009

La reunión fue presidida por George Petracos, Vice-presidente de la ERSA porque el presidente, Charlie Karlsson no pudo desplazarse a Lodz por razones sobrevenidas de carácter personal.

1.   Se inició la sesión con la aprobación del acta de la última reunión de la ERSAC celebrada en Liverpool en agosto de 2008. A continuación se siguió más o menos el mismo orden del día mantenido en la reunión de la EOC tres días antes.

2.   En primer lugar, intervino Marie Hervo, Directora Ejecutiva de ERSA, quien presentó un informe de progreso relacionado con el funcionamiento de la Oficina en Lovaina:

a)      Un resumen del trabajo realizado conjuntamente con el Comité Local (LOC) de Lodz dentro de la nueva organización de congresos. Los apartados en los que han tenido una mayor relación son:

a.      La Oficina de ERSA ha ajustado el software de congresos a las necesidades del LOC de Lodz

b.      Se ha realizado al menos una reunión semanal vía skype entre la Oficina de ERSA y el LOC de Lodz

c.      Se ha puesto en marcha el nuevo sistema de contabilidad

d.      También el registro de congresos y el pago on-line

e.      ERSA News y la web de ERSA han promocionado el Congreso de Lodz

f.        La sección ERSA Congress en la web ha podido ser puesta al día tanto desde la oficina de ERSA como desde el LOC de Lodz

b)      Explicó que se ha modificado el diseño de la ERSA News.

c)      A su vez, en la página web de ERSA se ha abierto un espacio específico para los miembros de la asociación, un link con RSAI y una sección codificada para que los miembros de EOC y ERSAC puedan tener acceso a los documentos de las reuniones.

d)      En cuanto a datos estadísticos resaltó que el 70% de las visitas a la web han estado relacionadas con el congreso y que, aunque la media diaria ha sido de 246 visitas, este dato aumenta de manera significativa a medida que nos acercamos a la fecha del congreso, corroborando la importancia que este evento anual tiene para la organización. El número total de visitas desde octubre de 2008 hasta finales de agosto de 2009 ha sido de casi 60.000 entradas.

e)      Se está preparando un folleto con los contenidos más destacados de la ERSA para poder disponer de un soporte en papel que pueda ser utilizado en momentos concretos.

f)        M. Hervo también comentó que se había implantado el software financiero y que a finales de año se llevaría a cabo una auditoría.

g)      Destacó la mayor visibilidad que la RSAI iba a tener en el área de comunicación de la ERSA (página web, folleto, publicidad de los congresos, etc.).

h)      En relación a los estatutos y otros documentos oficiales, anunció que estaban preparados para ser publicados.

i)        Como último punto dentro de este informe, explicó de manera detallada las tareas que realizaban en la Oficina de ERSA las personas que trabajan allí. Esto obedecía a una solicitud realizada por los miembros del EOC.

3.   Marie Hervo continuó su exposición con otro informe sobre la evaluación de las gestiones del Congreso de Lodz y recomendaciones a tener en cuenta para futuros congresos. Por lo que se desprende del documento, la valoración de la cooperación entre la Oficina de ERSA y el LOC de Lodz ha sido muy satisfactoria y el reparto de tareas ha sido eficiente. En el informe aparece con detalle dicha distribución de funciones en cada uno de los campos (Programa Científico, Logística, Finanzas, etc.).

4        Maciej Turala, vicepresidente del LOC de Lodz informó sobre los resultados del Congreso:

a)   Los actos oficiales se desarrollaron según lo previsto, las excursiones técnicas fueron muy bien valoradas por los asistentes y las sesiones plenarias tuvieron el nivel esperado

b)   En el programa, las sesiones paralelas incluyeron 447 artículos distribuidos por días de la siguiente manera:

-Miércoles: 184 artículos presentados en 49 sesiones

-Jueves: 168 artículos presentados en 49 sesiones

-Viernes: 95 artículos presentados en 29 sesiones

En términos de categoría de los artículos, 358 correspondieron a Sesiones “O” y “R”, 42 a Sesiones Especiales (“S”) y 47 a la categoría de jóvenes (“Y”).

c)      Destacó la participación que habían tenido los estudiantes en la organización del congreso cuyo número ascendía a 62.

d)      En el aspecto financiero, en esos momentos los gastos del congreso ascendían a 180.000 euros y los ingresos a una cantidad un poco inferior (178.000 euros, de los cuales 96.500 provenían de las cuotas de inscripción del congreso y el resto de lo aportado por los sponsors), pero que ese déficit se iba a poder cubrir dado que faltaban algunas cantidades por recibir.

e)      Recalcó la buena relación con la Oficina de la ERSA y que en general, los aspectos de organización y desarrollo del evento habían estado muy bien.

f)        Como punto débil se refirió al número de congresistas asistentes, dado que la cifra se situaba por debajo de las expectativas generadas en el momento de la propuesta.

El presidente de la sesión felicitó a los representantes del congreso en Lodz por el buen trabajo realizado en todos los aspectos (académico, organizativo, social, etc.).

Como propuestas para futuros congresos se aprueba estudiar la posibilidad de que haya “poster sessions” así como vídeos cortos con alguna presentación de algún ponente que no pueda desplazarse al lugar del congreso.

5.   A continuación, Lidia Diappi, que ocupa el cargo de Tesorera de la ERSA, presentó las cuentas del 2008 y un avance de las de 2009.

Destacó que el congreso de Liverpool permitió generar 52.000 euros por concepto de “capitation fee”, por lo que el presupuesto de ERSA ese año se cerró de manera bastante equilibrada.

Muestra su preocupación porque esta partida ha descendido bastante en 2009 por el menor número de participantes en el Congreso. Esta circunstancia, añadida al hecho de que a lo largo de este año se ha venido invirtiendo en software y contratando personas, hará que ERSA genere un déficit de unos 7.800 euros al final del año.

Espera, sin embargo, que el presupuesto de 2010 permita volver a una situación de equilibrio ya que la “capitation fee” del congreso de dicho año está previsto que ronde los 40.000 euros.

Se propone nombrar un comité que estudie mejorar la gestión del presupuesto en el futuro. Se recuerda que hay elegidas unas personas para promover un Plan Estratégico y se aprueba que sea la misma comisión la que se encargue de las dos cosas. Cualquier sugerencia por parte de los miembros de ERSA será bienvenida por parte de dicha comisión.

6.   El punto siguiente fue la presentación por parte de Hans Westlund, presidente del LOC de Jönköping (Suecia), de un informe de progreso sobre las gestiones realizadas hasta la fecha en relación al congreso de 2010. Prácticamente lo tienen todo cerrado: reservas de hoteles, localización del congreso, sponsors (180.000 euros hasta la fecha), los “key speakers”, etc.

      Los miembros de la ERSAC se interesaron por el precio de los hoteles (entre 80 y 100 euros), por el transporte desde el aeropuerto hasta la localidad de Jönköping (habrá “shuttle buses” desde Goteborg, que está a una hora y media de distancia), por la posibilidad de otros aeropuertos como Estocolmo o Copenhague, etc.

Finalmente, se propuso que, dado que la cantidad económica que van a recaudar vía sponsors va a ser bastante elevada, se estudiara la posibilidad de que hubiera una disminución del precio del congreso, que este año ha sido de 500 euros.

7.   Se trataron de manera muy rápida otros temas como:

-El programa de las Summer Schools, que hasta el momento han funcionado muy bien aunque se han terminado los fondos europeos destinados al programa, por lo que habrá que conseguir financiación para que continúen.

-Jouke Van Dijk, editor de la revista “Papers in Regional Science” informó sobre la trayectoria de la revista, que está funcionando muy bien.

8.   Se dejó para el final la elección de las ciudades que organizarían los futuros congresos (2011, 2012 y 2013). Para ello, el presidente propuso que primero se hicieran las tres presentaciones que había sobre la mesa, luego se pasaría a discutirlas y finalmente se llevaría a cabo la votación.

En primer lugar, habló el representante de la candidatura de San Petersburgo (Rusia), a continuación el representante de Eslovaquia presentando la ciudad de Bratislava y, en tercer lugar, me correspondió defender la candidatura de Barcelona como representante de la AECR en la ERSAC.

      Tal y como estaba previsto, las presentaciones vinieron seguidas de preguntas por parte de los miembros de la ERSAC hacia los representantes de las tres candidaturas y de deliberaciones en torno a los puntos fuertes y/o débiles que presentaba cada una de ellas.

      A continuación se procedió a la votación año a año entre las ciudades que postulaban para cada fecha:

            2011 (Barcelona y Bratislava): Por 12 votos a 6 salió elegida Barcelona.

            2012 (Bratislava y San Petersburgo): Salió elegida Bratislava

      2013: Se pospuso la votación al año siguiente porque San Petersburgo no optaba a ser candidata ese año y no había otra sección de la ERSA que hubiera manifestado interés por dicha fecha hasta el momento.

Los miembros de la ERSAC felicitan a la AECR por la elección de Barcelona para organizar el 51 Congreso de la ERSA en 2011 y a los representantes de la ciudad de Bratislava por el mismo motivo para el año siguiente.

La Oficina y la Organización de Congresos de la ERSA se ofrecen a colaborar a partir de ese momento con el LOC de Barcelona. El primer paso a dar es la firma de un convenio entre ambas instituciones en el que quedan reflejados los términos de dicha colaboración. En principio, anuncian una primera visita para finales de noviembre.

9.   Antes de levantar la sesión el presidente recuerda que para finales de 2009 hay renovación de cargos de varios de los miembros del EOC y para finales de 2010 finaliza el período de mandato de dos miembros del ERSAC (tesorera y secretaria) y hay que empezar a pensar en las personas que pueden ocupar dichos puestos.

      Se levanta la sesión y se convoca la próxima reunión el domingo 22 de agosto de 2010 en la universidad de Jönköping (Suecia).

Ana Mª Fuertes Eugenio

Universitat Jaume I