REUNIÓN DE LA EUROPEAN ORGANIZING COMMITTEE (EOC)

 

Lodz, sábado 7 de febrero de 2009

 

 

La reunión tenía una doble finalidad. Por un lado, despachar los temas propios de la agenda de la EOC y por otro, comprobar “in situ” los aspectos logísticos y de preparación del próximo congreso de la ERSA, que se celebrará en agosto en Lodz.

 

En relación a esta segunda cuestión, visitamos las instalaciones de la Universidad (salón de actos, aulas, aulas de informática, etc.), quedando gratamente impresionados por la calidad de las mismas y la preparación que se está haciendo de todo lo relacionado con infraestructura y servicios. Por otra parte, desde el punto de vista promocional de la ciudad, se está llevando a cabo desde la institución turística correspondiente, un ambicioso programa de actos culturales centrados en la idea “una ciudad en transformación” y en el que se presenta a la ciudad de Lodz como ejemplo del cambio económico para las ciudades de tamaño medio pertenecientes a los últimos países incorporados a la UE. Lo más destacado es la implicación que se ha conseguido de personajes ilustres de la ciudad (David Linch, A. Rubinstein, etc.) a través de videos y campañas publicitarias. La Asociación en Polonia, así como la universidad, están colaborando estrechamente en este aspecto.

 

Pasando a los temas más académicos y de gestión, en la reunión se trataron bastantes asuntos, entre los que cabría destacar los siguientes:

 

1. La Oficina de la ERSA en Bélgica junto con el nuevo presidente, el profesor de la Universidad de Jönkoping, Charlie Karlson, presentaron el trabajo que han venido realizando, sobre todo desde la toma de posesión de este último, así como una serie de propuestas concretas a debatir y aprobar por parte de la EOC:

 

1.1.  Puesta en marcha de una nueva organización para congresos.

El presidente explicó que, de acuerdo con lo aprobado por el Comité Ejecutivo de la ERSA (ERSAC) en su reunión del pasado mes de agosto en Liverpool, se había tomado la decisión de implementar el software Amlink para congresos. Así mismo, se había contratado desde el mes de noviembre pasado a una persona (Carolina Theodor) como Congress Manager de la oficina de ERSA.

Para adecuar las posibilidades del software de congresos a las necesidades de ERSA, la oficina también había implementado una web de congresos, cuya información se debe ir actualizando con la documentación que envíen los Comités Locales organizadores de cada congreso.

Se discutió la conveniencia de establecer un sistema de gestión contable compatible con el software de congresos adquirido.

Se anunció que se está preparando una Guía para preparar congresos, enviada ya a los Comités Organizadores de Lodz y Jönkoping y que debe ir mejorándose para los siguientes congresos.

 

1.2.  Nueva Website y material promocional de ERSA.

Se apunta que la nueva web (www.ersa.org) está operativa desde el mes de noviembre de 2008 y se hace hincapié en la importancia de que las secciones tengan la información en inglés actualizada dado que se accederá a las mismas desde la website de ERSA.

Se informa que se va a preparar un folleto de presentación de ERSA que se espera esté listo para su difusión en el congreso de Lodz.

 

1.3.  Establecimiento de una gestión financiera profesional

Esta necesidad se genera como consecuencia del importante incremento experimentado en los movimientos de las cuentas de ERSA. Esto implica la implementación de un sistema de contabilidad (software específico) y validación de las cuentas de ERSA por un contable profesional belga.

Dentro de este punto se discutió sobre todo, la forma como van a funcionar conjuntamente los software de congresos y de contabilidad (por ejemplo, durante los períodos de registro y de pagos del congreso).

Para mejorar en la asignación de recursos a largo plazo, se tomó la decisión de preparar un Business Plan para ERSA y se nombró a George Petracos como responsable de impulsarlo con la ayuda de algunos miembros del Comité Ejecutivo.

 

1.4.  Relación ERSA-secciones

Se destaca que el trabajo de ERSA es atender las solicitudes de las diferentes secciones y para ello es necesario tener información sobre las actividades llevadas a cabo por cada una de ellas para su correcta difusión. Se ha creado un calendario específico de eventos por lo que se invita a las diferentes secciones a enviar dicha información para insertarla en la ERSA News y en la ERSA website.

 

1.5 Relación ERSA/Miembros de la RSAI

Un punto bastante debatido tuvo que ver con las relaciones “Secciones de la ERSA-ERSA-RSAI” ya que se proponía, en aras de una mayor profesionalización en las tareas de comunicación por parte de ERSA, de un nuevo organigrama por el que las secciones se relacionaran sólo con la ERSA y ésta a su vez con los miembros de la RSAI. Esto permitiría a la RSAI tener como interlocutor a una única asociación a la vez que reforzaría las relaciones de la ERSA con sus diferentes miembros. Por otra parte, también supondría que ERSA gestionaría las bases de datos para RSAI.

Los principales inconvenientes a este nuevo organigrama propuesto por la dirección giraron en torno al carácter independiente de cada una de las secciones, así como a su actual internacionalización, a su estructura estatutaria y a la existencia de secciones federalistas. Por todo ello, dado que el interés se centraba en el tema de la comunicación, se decidió de momento mantener la estructura en su forma actual y mejorar la disponibilidad de información de los miembros de ERSA, de acuerdo con lo aprobado en el punto anterior.

 

1.6. Temas legales.

Finalmente, dentro de este primer bloque de asuntos, se trataron la cuestión legal de adscripción de la dirección de ERSA a Bélgica y la actualización de los estatutos.

Se comentó que las leyes belgas obligan a presentar determinada documentación no sólo traducida en dos idiomas sino compulsada oficialmente por lo que se aprobó delegar en Isabel Thomas (UCL-Belgium) el reconocimiento de firma para la publicación oficial de la adscripción de ERSA en el Belgian Legal Journal. En cuanto al tema de los estatutos, se pospuso su discusión a la reunión del comité del mes de agosto.

 

2. El segundo bloque de asuntos de la reunión, presentados por los diferentes miembros del EOC agrupaba los relacionados con Congresos y otras actividades entre las cuales destacan las siguientes:

 

2.1. Aprobación del Acta de la reunión del EOC en Liverpool.

 

2.2. Presentación por parte de Peter Batey del Informe y valoración del Congreso de Liverpool.

 

2.3. Se trataron extensamente los aspectos de programación académica, técnica, presupuestaria y logística del próximo congreso de Lodz. Se Presentó un Informe de Progreso tanto por parte de los responsables académicos y de gestión del Comité Local de organización en Lodz (Tadeusz Marowski, Maciej Turala) como por la Oficina de Congresos de ERSA (Caroline Theodor). Nos fue entregado un dossier con toda la documentación.

 

2.4 Presentación de la programación (bastante completa y adelantada del Congreso del 2010 en Jönkoping (Suecia).

 

2.5. Se plantearon las candidaturas de los próximos congresos, y se decidió que:

-Para el 2011 la organización correrá a cargo de la AECR y el congreso tendrá lugar en Barcelona. La AECR fue la única asociación que presentó oficialmente su candidatura mediante una carta del presidente de la AECR dirigida a la secretaria de la ERSA, Sari Kerr. Así mismo, la AECR se comprometió a preparar un dossier de presentación de la candidatura con los ítems más importantes en la reunión de la ERSA del próximo mes de agosto.

-Para el 2012 se hablará con las secciones de Italia y Eslovaquia, secciones que también habían mostrado interés en organizarlo en el año 2011. Por otra parte, no se ha tenido ninguna noticia más sobre la propuesta de Croacia para organizar el congreso de 2012.

Se indica que para la reunión de la ERSAC del mes de agosto se hará una presentación más extensa de todas las candidaturas y se aprobará el calendario completo.

 

2.6. También se trató el tema de los Summer Institutes. Se presentó un Informe de Progreso sobre el próximo Summer School a celebrar en Volos (Grecia) del 3 al 12 de julio de 2009, financiado por el Programa Marie Curie de la Unión Europea.

En relación con éste y otros programas europeos se comentó que el futuro está condicionado por los cambios que presenta el VII Programa Marco Europeo. Se decide explorar las nuevas posibilidades, circular propuestas y buscar quién debería liderar este esfuerzo.

 

2.6. Se aprueba el cierre de cuentas de 2008 y el presupuesto de 2009 presentado por la dirección.

 

2.7. Jouke Van Dijk, editor de Papers in Regional Science informó sobre los contenidos del próximo número de la revista y mostró su satisfacción por el número de artículos recibidos para la publicación que está en marcha.

 

3.      Otros temas

3.1. De acuerdo con lo aprobado en la reunión de la ERSAC celebrada en Liverpool, por la cual ERSAC delegaba en la EOC la elección de uno de sus miembros en el Consejo de la RSAI, se eligió a Tomasz Dentinho, presidente de la Asociación Portuguesa, como representante de la ERSA en la RSAI.

 

 

Ana Mª Fuertes Eugenio

Universitat Jaume I